Patronunuzun ya da öğretmeninizin önemli bir sunum hazırlamanızı istediğini varsayalım. Bunu tamamlamak için bir kaç gününüz var. Ancak bu esnada zaten yapılacaklar listeniz tamamen dolu. Bunu bir araya sıkıştırmanız gerekiyor ama bu hiç de kolay gözükmüyor. Bu durumun endişe verici olması oldukça normal. İşte bu noktada, Eisenhower Matrisi öncelikleriniz hakkında düşünmenize yardımcı olacaktır.
Eisenhower Matrisi, hangi görevlere öncelik verilmesi gerektiğini, hangilerinin devredilebileceğini ve hangilerinin daha sonra ele alınabileceğini veya hiç ele alınamayacağını belirlemenize yardımcı olan bir zaman yönetimi stratejisidir.
Eisenhower Matrisi, adını 1953-1961 yılları arasında görev yapan Amerika Birleşik Devletleri’nin 34. Başkanı Dwight D. Eisenhower’dan almaktadır. Eisenhower, Başkan seçilmeden önce orduda etkileyici bir kariyere sahipti. Birinci Dünya Savaşı sırasında görev yaptı ve daha sonra savaş alanlarıyla ilgili bir kitap yazdı.
Eisenhower çok sayıda sorumluluğu olan ancak zamanını etkili bir biçimde kullanması ile de tanınan bir kişiydi. Kendisi bir konuşmasında bunun sırrını “Önemli olan nadiren acildir ve acil olan nadiren önemlidir.” sözleri ile açıklamıştı. Eisenhower, zaman yönetiminin hem etkili hem de verimli olması gerektiğini anlamıştı ve bireylerin önceliklerini belirlemelerine yardımcı olmak istiyordu. Onun bu farkındalığı sonraki süreçte adı ile anılan matrisin geliştirilmesinde işe yaradı.
Neden Zaman Yönetimine İhtiyacımız Var?
Zamanımızı etkili ve verimli bir şekilde yönetme yeteneğimizi engelleyen bir takım bilişsel önyargılar vardır. Örneğin kişiler bir görevi tamamlamak için güçlü bir şekilde motive olduklarında, istenen durumu ne zaman elde edeceklerine dair iyimser tahminlerde bulunurlar. Yani tahminlerimiz umutlarımızdan ve arzularımızdan etkilenir.
Bunun sonucunda kişiler, bir görevin (zaman, para, enerji veya başka bir şey) taleplerinin gerçekçi tahminlerini göz ardı eden kararlar alır. Aynı zamanda risk ve şans unsurlarını küçümseme eğilimi gösterir. Bu duruma planlama yanılgısı denir. Söz konusu olan şey zaman olduğunda planlama yanılgısı gibi daha bir çok konuda hatalar yaparız.
Örneğin bir çoğumuza hızlı tempolu modern dünyamızda, çoklu görev yeteneği, hayatta kalmak için temel bir beceri gibi gelecektir. Çoklu görev, aynı anda iki veya daha fazla görev üzerinde çalışmayı, bir şeyden diğerine geçiş yapmayı veya birkaç görevi hızlı bir şekilde art arda gerçekleştirmeyi içerir. Size yapabilirsiniz gibi gelse de bu beynimizin çalışma biçimi ile maalesef uyumlu değildir.
Beyniniz aynı anda iki aktiviteye odaklanamaz. Örneğin bu makaleyi okurken biri sizinle konuşmaya başladığı zaman, hem okuyup hem de ona cevap veremeyeceğiniz çok açıktır. Beyniniz her iki aktiviteyi (okuma ve dinleme) aralarında hızla geçişler yapmaya çabalar. Ancak bu esnada da kendinden bir şeyler vermek zorundadır. Bu nedenle ya etkinliklerden birini yavaşlatmak zorunda kalırsınız ya da birini veya her ikisini çok daha kötü yaparsınız.
Eisenhower Karar Matrisi Nedir?
Bizi yoldan çıkaran tüm bu çeşitli önyargılar varken, neye öncelik vereceğimizi bilmek zordur. Ancak Eisenhower Matrisi gibi araçlar, görevlerimizi aciliyet ve önem sırasına göre rasyonel bir şekilde kategorize ederek bu önyargıların üstesinden gelmemize yardımcı olur.
Eisenhower Matrisi, iki sütun ve iki satır olmak üzere toplam dört bölümden oluşan bir araçtır. Sütunlar ‘acil’ ve ‘acil değil’ ve satırlar ‘önemli’ ve ‘önemli değil’ olarak etiketlenmiştir. Hangi kategoriye bağlı olarak etkinlikleriniz uygunsuzsa, her biriyle en iyi şekilde nasıl başa çıkılacağına dair stratejiler vardır.
Bu matrisin en güzel yanı, uzun zamanlı planlamalar (“Her hafta zamanımı nasıl harcamalıyım?”) ve daha küçük, günlük planlar (“Bugün ne yapmalıyım?”) için kullanılabilmesidir. Eisenhower karar matrisi aşağıdaki gibi düşünülebilir.
- Acil ve önemli (hemen yapacağınız görevler).
- Önemli, ancak acil değil (daha sonra yapmayı planlayacağınız görevler).
- Acil ama önemli değil (başkasına devredeceğiniz görevler).
- Ne acil ne de önemli (ortadan kaldıracağınız görevler).
Eisenhower Matrisi diğer zaman yönetimi araçlarında eksik olan iki temel unsuru içerir. Önemli ve acil ayrımı yapmanızı sağlar. Acil görevler zamana duyarlıdır ve çoğu zaman önemli görevlerden daha basit olma eğilimdedir. Bunlar, genel yaşamımız için en etkili sonuçları olmasa bile, genellikle ilk odaklandığımız görevlerdir. Örnek olarak cevaplanması gereken e-postaları bu kategoride düşünün. Bu görevler tepkisel olmamızı gerektirdiğinden önce bu görevleri yerine getirme konusunda baskı hissederiz. Acil ama önemli olmayan görevler, hedeflerinize ulaşmanızı engelleyen şeylerdir
Önemli görevler ise aksine daha karmaşık ve stratejik görevlerdir. Hedeflerimiz ile uyumludurlar ve bu hedeflere ulaşmak kişisel ve mesleki yaşamlarımızı geliştirir. Belki de daha fazla emek ve zaman istediğimizden bu görevleri de çoğu zaman erteleme eğilimde oluruz.
Eisenhower Matrisi Nasıl Kullanılır?
Eisenhower Matrisi’nin bir ‘sil’ bölümü vardır (4. bölüm). Matrisi kullanmak için yapmanız gereken şey son derece basittir.
- Tüm görevlerinizi listeleyin: Kişisel görevler, günlük görevler veya işle ilgili proje görevleri olsun, tamamlamanız gereken tüm görevleri listeleyerek başlayın
- Görevleri çeyreklere ayırın: Her birini acil ve önemli görevlere göre değerlendirin ve ardından bunları dört çeyrekten birine yerleştirin
- Her çeyrekteki görevleri önceliklendirin: Bölümlerin içindeki görevleri öncelik sırasına göre sıralayın ve buna göre yürütün.
- Her görevin aciliyetini ve önemini doğru bir şekilde değerlendirin. Bir görevin önemini abartmayın veya küçümsemeyin. Ayrıca matrisi aşırı karmaşıklaştırmayın. Dört çeyreğe sadık kalın ve görsel olarak temiz ve anlaşılır tutun.
- 3. Çeyrek’teki görevleri mümkünse başka birine devretmeyi düşünün. 4. Çeyrek görevlerine harcanan süreyi de en aza indirin
Sonuç olarak, zaman yönetimi araçlarının çoğu yaptığınız her şeyi halletmeye yönelik olsa da Eisenhower Matrisi gerçekte işleri halletmenin en etkili yolunun gereksiz görevlerden kurtulmak olduğunu hatırlatır. Bu nedenle Eisenhower Matrisi’ni, insanlara görevin sadece acil mi, yoksa aynı zamanda önemli mi olduğuna karar vermelerini isteyerek, yaptıkları işin getirisine daha fazla dikkat etmelerini hatırlatan bir araç olarak düşünebiliriz.
Kaynaklar ve ileri okumalar:
- Mind Tools Content Team. (n.d.). Eisenhower’s Urgent/Important Principle. Mind Tools. Retrieved February 23, 2021, from https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_91.htm
- Zhu, M., Yang, Y., & Hsee, C. K. (2018). The Mere Urgency effect. Oxford University Press, 45, 673-690. https://doi.org/10.1093/jcr/ucy008
- Focus on what’s important, not just urgent; Yayınlanma tarihi: 27 Temmuz 2018; bağlantı: https://www.theguardian.com/
Size Bir Mesajımız Var!
Matematiksel, 2015 yılından beri yayında olan ve Türkiye’de matematiğe karşı duyulan önyargıyı azaltmak ve ilgiyi arttırmak amacıyla kurulmuş bir platformdur. Sitemizde, öncelikli olarak matematik ile ilgili yazılar yer almaktadır. Ancak bilimin bütünsel yapısı itibari ile diğer bilim dalları ile ilgili konular da ilerleyen yıllarda sitemize dahil edilmiştir. Bu sitenin tek kazancı sizlere göstermek zorunda kaldığımız reklamlardır. Yüksek okunurluk düzeyine sahip bir web sitesi barındırmak ne yazık ki günümüzde oldukça masraflıdır. Bu konuda bizi anlayacağınızı umuyoruz. Ayrıca yazımızı paylaşarak veya Patreon üzerinden ufak bir bağış yaparak da büyümemize destek olabilirsiniz. Matematik ile kalalım, bilim ile kalalım.
Matematiksel
